Come preparare un meeting

L'incontro con un cliente -o un potenziale cliente- è l'avvenimento chiave per una realtà imprenditoriale. Da esso infatti dipendono più cose: non solo prendere o meno un lavoro ma anche dare un'impressione della nostra professionalità, trasferire il valore del nostro operato, trasmettere le capacità della nostra attività e delle modalità operative che sappiamo sostenere. La personale capacità di comunicare la cosa giusta al momento giusto è la chiave di riuscita di un incontro.

Un incontro si può definire "riuscito" quando abbiamo lasciato una buona traccia di noi e della nostra realtà imprenditoriale ... non solo quando abbiamo ottenuto un lavoro! Può infatti avvenire che il cliente possa non avere al momento necessità del nostro intervento ma prendere nota ed interpellarci in futuro.

Un meeting deve essere preparato bene! Occorre avere tanta esperienza per capire come cominciare e dove finire il colloquio, quando poter uscire fuori dalle righe e quando invece essere super-professionali. L'esperienza -si sa!- viene con la pratica, ma anche i più esperti non mancano di una preventiva pianificazione. I "commerciali" conoscono molte tecniche per riuscire, ma anche loro sanno bene che esistono aspetti che devono essere assolutamente valutati prima di ogni intervento.

Di seguito elenco alcuni punti che devono essere presi in considerazione affinché un incontro possa andare a buon fine. Tralascio tutte le azioni di FollowUp in quanto voglio focalizzare soltanto su due fasi: il pre-brief ed il meeting.

Fase PRE BRIEF (studio & pianificazione strategica)
Lato aziendale e di business:

1. Capire chi è il nostro interlocutore (imprenditore self made man/azienda familiare/gruppo di manager/etc): può essere utile confrontarsi con colleghi;
2. Studiare prima il suo settore di riferimento: una indagine di mercato -anche se non in profondità- può essere estremamente utile per darci spunti;
3. Studiare le aziende dello stesso settore (chi sono i maggiori competitor): se ci proponiamo di sposare la causa del nostro interlocutore, dobbiamo anche conoscere "il nostro nemico";
4. Studiare il target di riferimento: sapendo a chi il nostro interlocutore deve rivolgersi, ci offre infinite possibilità di declinazione del discorso
5. Disegnare un quadro: se effettuiamo uno studio, ma poi non lo riassumiamo e non traiamo delle conclusioni, è inutile studiare!

Fase del MEETING (operatività & modalità)
Lato umano:

1. Capire perché ha accettato l'incontro: se abbiamo fissato c'è un perché! Se il perché è dato solo dalla nostra capacità di strappare un appuntamento giusto per mettergli nel taschino il nostro biglietto da visita, allora non partiamo molto bene (contrariamente a quanto invece pensano alcuni professionisti: incontro a tutti i costi pur di strappare informazioni)
2. Capire i desideri: se proponiamo un nostro servizio occorre essere sicuri che ne abbia necessità
3. Chiedere come vede la sua attività: la risposta conferma le nostre analisi pre incontro, oppure le stravolge oppure ancora chiarifica alcuni aspetti (NB: solo i più esperti comunicatori riescono a farsi rispondere sinceramente!)
4. Chiedere come vuole che la sua attività diventi: idem come sopra!!!!
5. Capire i tempi: se abbiamo passato il punto 3 e 4 possiamo procedere con la valutazione dei programmi, che vuol dire "fiutare" in quanto tempo desidera sviluppare la sua attività -se fosse un suo desiderio- e quanto tempo è disposto ad aspettare
6. Immedesimarsi in lui: se le nostre capacità comunicative sono molto elevate, allora possiamo spingerci fino ad avanzare un quadro futuro secondo una visione esterna ed INTERESSATA (vogliamo o no fare gli interessi di entrambi?!). Questo passaggio è però molto rischioso poiché se da un lato possiamo regalare una visione interessante, dall'altro potremmo essere letti come i "saputelli i turno" -mentre magari davanti abbiamo una persona di estrema esperienza nel settore. Per evitare fraintendimenti o di non saper reggere poi il confronto, lasciamo quest'ultimo punto solo ai veri comunicatori.

In conclusione, un cliente è sempre una persona! e come tale ha delle necessità. Se vogliamo rimanere nella sua agenda occorre fare effetto. Quanto più capiamo chi abbiamo di fronte (pianificando durante la fase pre-brief e misurando durante quella del meeting) tanto più efficace sarà il nostro incontro. I risultati si vedranno col tempo! 

NB: esistono tante tecniche e tanti "stili" per affrontare le due fasi esposte (specialmente la seconda), ma stiamo attenti a non "snaturare" le nostre caratteristiche: un cliente può essere edotto di tali tecniche e se si accorge che le stiamo applicando può tagliarci fuori. Provare a riuscire a tutti i costi non sempre ha buoni esiti!