Si parte dalla Pianificazione

Quando una organizzazione si pone un obiettivo, per poterlo perseguire stende un progetto e quindi necessita di un piano. Tutte le operazioni di studio del progetto sono Pianificazione! Senza una corretta pianificazione si aumentano i costi, si allungano i tempi, si alzano i rischi di fallimento del progetto.

La pianificazione di un progetto è la definizione dei passaggi da realizzare alla luce della strategia che è stata formulata. Tutte le azioni, per essere messe in pratica, necessitano di un piano. Anche "andare a fare la spesa" necessita di un piano.
Prendiamo proprio questo come esempio: si deve fare la spesa perché necessitiamo di qualcosa, ovvero avvertiamo una esigenza e ci organizziamo per risolverla. Il piano in questo caso sarà costituito da tutti i passaggi che dovremo fare per:
- chiarire cosa serve
- stabilire una priorità
- definire come fare
- definire quando fare
- prevedere i costi
- fare!

Proiettiamo i punti suddetti in una organizzazione che ha determinato un obiettivo. Questo sarà dato dalla volontà di realizzare qualcosa. Pertanto, specificando ogni punto sopra elencato, avremo che:

1. COSA: vuol dire passare in rassegna tutti gli strumenti e risorse che si hanno, valutarli e misurarli quindi verificare se necessitiamo di incrementare o meno le nostre forze. Perciò stenderemo un elenco. In questa fase, relativamente alla rassegna delle risorse, buona norma è stabilire la Matrice delle Responsabilità -ovvero chi fa cosa. Solo così saremo in grado di intercettare eventuali carenze e programmare eventuali implementazioni. 
2. PRIORITA': l'elenco di strumenti e risorse steso dovrà essere contestualizzato. Spesso capita che il dotarsi di uno strumento/risorsa non può essere possibile se non dopo l'aver provveduto ad acquisirne un altro (es. non posso avviare l'attività se lo sponsor tarda ad arrivare). Quindi esistono delle propedeuticità imprescindibili. Le priorità possono essere di carattere temporale (es. avvio l'esercizio dopo aver ricevuto i permessi) oppure funzionale (es. incremento il magazzino se mi avvicino alle riserve). 
3. COME: esistono diversi modi per applicare la strategia. Il "come" rappresenta la serie di processi stabiliti o da stabilire volta volta per ottenere un risultato. 
4. QUANDO: in virtù delle priorità stabilite le operazioni da svolgere devono seguire un agenda. Il Cronoprogramma (o Timetable) rappresenta l'ordine delle operazioni da svolgere -ognuna delle quali rappresenta un target intermedio (leggi il post "struttura semplice di progetto"). 
5. COSTI: ... la nota dolente dei progetti! Quanto più un progetto è ambizioso tanto più i costi saranno elevati. Quando l'uomo decise di andare sulla Luna sembrava un'intenzione folle, poi però tanto tempo di studi, ricerche e test insieme ad elevati costi di intervento hanno permesso di raggiungere l'obiettivo. I costi devono essere accuratamente valutati prima di ogni operazione poiché dalla loro incidenza dipende l'esito del progetto. Talvolta alti costi legati ad una operazione fanno slittare il tempo di perseguimento dell'obiettivo. Ecco perché il Business Plan diventa documento fondamentale per poter realizzare dei progetti. E' buona pratica per ogni organizzazione stendere un Business Plan per ogni progetto che vuole affrontare. 
6. FARE: una volta approvato ed accettato l'Obiettivo, verificato gli Strumenti a disposizione, definito la Strategia, steso il Cronoprogramma, definito il Business Plan si passa al Piano Operativo (o Action Plan). Questo definisce per ogni processo le procedure che devono essere svolte. Molte organizzazioni riescono a definire perfetti progetti, completi di Business Plan, ma sviluppano Piani Operativi "zoppi" quando mancano delle professionalità per poter svolgere le procedure necessarie (è il caso di non poche società di consulenza che hanno capacità incredibili di definizione di strategie e piani di sviluppo ma non avendo nel loro organico professionisti che mai si sono "sporcati le mani nel fare" non sono in grado di definire procedure - ricordo di un superprofessionista che non sapeva come fare una raccomandata AR alle poste o di un altro che, uniformando tutti i profili di acciaio da utilizzare per una costruzione intelaiata a vantaggio di tempi di fornitura, fece lievitare i costi in maniera spropositata....e poi in realtà quei profili erano di difficile reperimento sul mercato!)

Solo seguendo questi passaggi un'organizzazione sarà in grado di:
- aumentare la propria redditività
- migliorare la produttività
I rischi sono sempre nascosti, ma nascono quando le previsioni non sono state ben valutate!