Le giuste regole per scrivere un Report

Nella professione -ma anche nella vita privata- per fermare nel tempo delle informazioni ci appuntiamo delle parole chiave. Non esiste un metodo per scrivere delle note: ognuno ha il suo! Ma se dobbiamo comunicare ad altri occorre trasferire le informazioni apprese seguendo delle regole. Si tratta di regole di buon senso più che di applicazione di "assiomi matematici". Le regole da seguire sono poche e basilari:
- chiarezza
- semplicità
- completezza dei dati
- sinteticità
Quanto più semplice e chiaro è ciò che scriviamo, tanto più efficace sarà il nostro intento di trasferire informazioni. Gli anglofoni usano un acronimo molto simpatico per sintetizzare una regola di massima: K.I.S.S. cioè Keep It Simple Stupid, ovvero "fai le cose a prova di stupido!". Per rendere ancora meglio il concetto: quando si emette un documento chiunque deve capire!

Dico questo perché spesso mi è capitato di leggere documenti che non essendo completi, risultavano non comprensibili. I documenti sono importantissimi per poter proseguire un lavoro o per apprendere quante più informazioni possibili per cominciarne uno nuovo. Pertanto la chiarezza di un documento è fondamentale.

La completezza di un documento è costituita non solo da una descrizione accurata e sintetica ma anche da come viene "inquadrato" un documento. Inquadrare significa riportare tutte le necessarie coordinate che permettono il lettore di capire chi scrive, perché scrive, quando ha scritto ed in virtù di quale diritto ha scritto. Odio quei documenti che pur avendo tutti i dati mancano di un nome e cognome alla fine del testo, come se il documento si fosse autogenerato dalla scrivania e fosse partito da solo.

Il report è una relazione. In esso si devono riportare tutte le informazioni fondamentali di un fatto o argomento. Tali informazioni devono essere riportate in maniera obiettiva. Chi lo scrive deve svestire gli abiti del presente alla riunione/incontro/fatto e vestire quelli di chi non era presente ma deve apprendere le stesse informazioni. Per inquadrare in maniera corretta un report in esso bisogna riportare:

1. coordinate dell'autore
2. coordinate dell'ufficio/azienda/organizzazione/gruppo/circolo/ecc scrivente
3. coordinate del destinatario
4. luogo dove è stato scritto
5. data di scrittura (non di quella in cui si pensa venga spedito!!!)
6. coordinate della commessa (se si tratta di un report relativo ad un lavoro)
7. nominativi dei presenti (divisi per competenze: es. per il cliente: Tizio Caio, Mario Rossi; per lo scrivente: Numa Pompilio, Nino Bixio)
8. riferimenti di precedenti documenti/email/ecc (se ci sono)
9. allegati (se ci sono riferimenti, per chiarezza è corretto allegarli)
10. oggetto (che deve essere SINTETICO, ovvero composto massimo da 5/6 termini!)
11. testo
12. firma dello scrivente

In particolare mi soffermo sul dettaglio di alcuni punti in quanto noto che gli errori più comuni -e che rendono la comunicazione poco chiara- sono quasi sempre gli stessi. 

- COORDINATE DELL'AUTORE: nome e cognome, meglio evitare titoli accademici ma limitarsi a Sig./Sig.ra/Sig.na (nb: il titolo di Signore/Signora è in realtà il più alto titolo!), email, telefoni

- COORDINATE DELL'UFFICIO/AZIENDA/ORGANIZZAZIONE/... SCRIVENTE: se a scrivere il report è una organizzazione allora il supporto dovrà essere carta intestata. In tal caso basterà scrivere le coordinate dell'Ufficio scrivente (quindi anche del Reparto). Se invece è una persona o gruppo non dotato di carta intesta, allora basterà specificare tutti i dati (es. Gruppo XYZ di Milano, sito web) affinché il lettore possa un domani rintracciarlo e quindi risalire all'autore.

- ALLEGATI: se ci sono devono essere elencati, battezzati (es. allegato A, B,C,...) e numerati

- OGGETTO: è il titolo del report, non l'inizio del suo contenuto! Deve descrivere in pochissimi termini di cosa tratta il contenuto del report (es1. Minuta meeting del 17 Aprile 2009; es2. Circa richiesta del cliente del 24 Novembre 2011). Da esso il lettore deve subito capire di cosa parla il report.

- TESTO: .... avete 45 giorni di tempo per proseguire la lettura? :) ... ok ... in maniera estremamente sintetica elenco cosa il testo di un report deve contenere. I punti da sviluppare sono 5:

• abstract: in pochissime righe (5/6) si scrivono tutti gli argomenti trattati ed il perché sono stati affrontati, l'elenco degli obiettivi di partenza, le soluzioni per perseguirli, conseguenze e conclusioni 
• obiettivi: si ri-elencano gli obiettivi fissati secondo un ordine di priorità e si descrive adesso il perché della loro scelta
• strategie: si descrive per ogni obiettivo come si è deciso di operare -o abbiamo operato- per il suo raggiungimento 
• strumenti: si descrive quali strumenti utilizzeremo -o abbiamo utilizzato- per realizzare la strategia
• conclusioni: si riprendono le conclusioni già elencate nell'abstract e si specifica su ognuna di esse facendo evidenti eventuali conseguenze e spiegandone i perché.

Per facilitare lo sviluppo di un Report consiglio di crearsi un form ed adottare sempre quello per scrivere. Consiglio anche di dividerlo in aree in modo da completarle di volta in volta. La difficoltà è essere sintetici, ma quella si acquisisce col tempo e con l'esperienza.

Di sicuro chi non rende un documento chiaro e completo evidenzia due cose: o che non vuole trasferire le informazioni, o che non ha ben appreso quanto vuole cercare di trasferire. Ma se così fosse ... cosa scrive a fare?? ... e se poi non è neanche firmato, a chi dico "era meglio se non scrivevi!"?