Con una struttura semplice di progetto si raggiunge l'obiettivo

Quanto più la struttura di un progetto è semplice, tanto più la sua riuscita è garantita. Ma se l'obiettivo è chiaro e ben definito allora sviluppare un progetto, organizzandone la struttura, sarà ancora più semplice.

Raggiungere l'obiettivo dipende dalla chiarezza dello scopo, la cui definizione è un momento fondamentale del processo progettuale. Per spiegare meglio l'importanza dello sviluppo di una buona struttura di progetto occorre prima fare chiarezza circa la definizione di "obiettivo".

L'obiettivo è rappresentato dallo scopo finale e deve rispondere a dei requisiti minimi ed essenziali affinché possa essere raggiunto. Se tali requisiti non sono rispettati il progetto non sarà realizzabile oppure l'obiettivo finale non sarà mai raggiunto ... ed un progetto non ha senso se non ha un fine! Un obiettivo per essere tale deve essere:

1. specifico
2. misurabile
3. controllabile
4. coerente con la strategia (poiché strategia e definizione dell'obiettivo nascono contemporaneamente)
5. fattibile
6. chiaro
7. raggiungibile

La spiegazione e peso di ogni singolo fattore caratteristico dell'obiettivo saranno tema di un altro post, ma adesso voglio focalizzare sulla struttura (o piano) di progetto.

La struttura si compone in funzione della strategia pensata per sviluppare il progetto e, dato che le strategie possono essere molteplici, possiamo avere più strutture di progetto per le quali occorre definire:

• i target intermedi
• la loro corretta successione
• le operazioni da svolgere
• le relazioni che legano gli attori coinvolti
• (eventuali vincoli)

Combinando questi punti si sviluppano le diverse opzioni di struttura. Solo una volta definito più strutture di progetto, possiamo compararle, valutarle e scegliere la migliore. Durante la comparazione -ma in realtà anche in fase di concepimento della strategia- appare evidente la complessità di un progetto (alle volte crediamo che progetti siano semplici... e invece...). Se le dinamiche che lo compongono ne rendono la struttura troppo complicata ed ingarbugliata in una miriade di relazioni, allora occorre fermarsi subito perché è la prova del nove che lo scopo finale è troppo distante. Ma ciò non vuol dire necessariamente che l'obiettivo finale è errato. Semplicemente vuol dire che per realizzare il progetto occorre focalizzare sui target intermedi.

Focalizzare vuol dire dividere: il progetto si scorpora in più sotto-progetti. Avremo quindi un Progetto Guida (o Progetto Master) composto da Progetti Intermedi. L'obiettivo di ogni progetto intermedio coincide con i target intermedi (Divide et Impera).

I target intermedi sono punti cardine nella struttura del progetto. Raggiungerli vuol dire misurare l'efficacia della strategia scelta. Essi sono le chiavi per aprire delle porte: ogni porta rappresenta l'inizio di un percorso (il progetto intermedio appunto) alla fine del quale si raggiunge una chiave, che ne rappresenta la fine (cioè il target intermedio). La chiave ottenuta apre la porta di ingresso del percorso successivo.

Le strutture dei progetti intermedi saranno più semplici da sviluppare in quanto adesso (dato che si considera solo un target per ognuna di esse) i fattori in gioco sono solo:

• operazioni da svolgere
• relazioni che legano gli attori coinvolti
• (eventuali vincoli)

Pertanto si tratta di costruire una struttura fluida e lineare che permetta la messa in azione di operazioni limitate. Inoltre, avendo meno variabili, la struttura del progetto intermedio può essere espressa in maniera più completa ed ottimizzata poiché se ne studiano i più piccoli dettagli.

In conclusione, dividendo un grande progetto in tanti piccoli semplici progetti possiamo migliorare gestione e controllo, ed al contempo non lasciare che sfugga di mano l'obiettivo principale.
I vantaggi di operare in tal modo sono innumerevoli (il consumo di energie sarà limitato, il tempo ottimizzato, i costi ridotti, etc etc) ed inoltre l'obiettivo finale sarà raggiunto con più facilità...anche serenità vai! (a parte casistiche particolari di sfiga conclamata!!!).
Praticamente, quando la struttura viene definita nei minimi dettagli allora l'organizzazione è solida e l'obiettivo è perseguibile.