Mettiamo il caso di ricevere un incarico, un nuovo ruolo all'interno di una organizzazione, e supponiamo che venga steso un documento nel quale vengono elencati:
- gli obiettivi che dobbiamo raggiungere
- le modalità operative
- le coordinate delle commesse che dobbiamo seguire
- il ruolo che dobbiamo ricoprire per svolgere l'incarico
- gli strumenti che abbiamo a disposizione
- eventualmente un budget iniziale sul quale possiamo contare
- tempi e onorario...naturalmente!
Impresa ardua avere tutti questi punti riportati nero su bianco... ma supponiamo di averli. Sembra tutto ok e perciò felici cominciamo il nostro lavoro.
Supponiamo di fare una veloce ricognizione delle risorse in gioco ed essere così presentati. Cominciamo! Mossi dall'esperienza, stendiamo un piano generale di azione che sottoponiamo all'attenzione di chi ci ha dato l'incarico. Il piano viene accettato e siamo quindi autorizzati a metterlo in pratica. Applichiamo i primi passaggi.
Mettiamo il caso che dopo gli iniziali interventi viene fuori che non possiamo realizzare quanto definito poiché il ruolo che stiamo ricoprendo non è (ri)conosciuto all'interno della organizzazione di cui adesso facciamo parte: manca la collaborazione di cui necessitiamo per poter sviluppare dei punti del piano di azione. La funzione del ruolo che ci siamo impegnati a ricoprire, non essendo in questo caso mai stata prima presente, rischia di non essere accettata dalla totalità dei soggetti con i quali dobbiamo lavorare. La domanda, se pur lecita, che si pongono coloro che non riconoscono la nostra figura è "Abbiamo fatto fino ad ora senza, non vediamo perché di punto in bianco dovremmo cambiare".
L'ostacolo va subito superato ... anche solo per poter onorare il contratto!! Ergo, facciamo si che tutti siano edotti del ruolo che dobbiamo ricoprire applicando un piano strategico di comunicazione. In questo caso, sempre mossi dall'esperienza, per ottenere il risultato nel più breve tempo possibile -poiché occorre risolvere quanto prima l'imprevisto- ci affidiamo alla nostra capacità comunicativa. Le nostre armi sono la sinteticità, la chiarezza, la comunicazione non verbale. A tal riguardo interessanti sono le analisi condotte dalla società Maximum Advantage secondo la quale nell'interazione con l'interlocutore il 7% del peso della relazione è affidato alle parole, il 38% al tono della voce, mentre il 55% è fisiologico, vedi Non Verbal Communication skills -... quando si dice "mi sta antipatico a pelle!" :)
Se il dialogo è tale (ovvero è un confronto...costruttivo), allora avremo sempre un feedback, e se siamo in grado di esporre bene le nostre ragioni, allora possiamo valutarne il "ritorno". Il messaggio di feedback che riceviamo ci offre la chiave per poter accedere ad un passaggio successivo. Esso infatti può essere:
- feedback positivo
- feedback negativo
- feedback assente
Nell'ipotesi di aver correttamente esposto, avremo:
Primo caso: se il feedback è positivo allora il messaggio che abbiamo inviato è stato recepito e compreso. Ergo possiamo ben sperare che il nostro ruolo sia positivamente accettato e quindi il nostro lavoro potrà procedere.
Secondo caso: se il feedback è negativo vuol dire che la nostra esposizione è stata ascoltata -forse non è stata compresa ... chiediamolo sempre!!!!- ma il nostro ruolo non è condiviso e non è accettato. La migliore tecnica in questi casi è dimostrare "sul campo" il valore e l'importanza del nostro ruolo. Verrà da sé di tornare sull'argomento e quindi rileggere il feedback.
Terzo caso: se il feedback dovesse essere assente allora vuol dire che il dialogo è stato sterile. In questo caso è sbagliata o l'esposizione o la maniera in cui il messaggio è stato interpretato. Qui le cose si fanno dure: se provando a ri-esporre usando altri criteri la risposta rimane sempre assente allora vuol dire che l'interlocutore da quell'orecchio non ci sente! perciò urge un intervento dall'alto o addirittura dal Divino! :) Se invece dopo la/e seconda/e esposizione/i abbiamo un feedback positivo o negativo allora operiamo come da primo o secondo caso :)
C'è però da chiedersi "perché devo chiarire io la mia posizione con i colleghi?...non poteva farlo il board prima del mio intervento?" ... misteri della fede!!!
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