Time Management: tecniche o svago?

Il Time Management è l'atto di pianificazione del tempo. Esso è funzione di tutte le attività necessarie per portare a compimento un progetto e ne determina il tempo di completamento. Se la gestione del tempo non fosse programmata, non si potrebbe:
- dare delle priorità
- fare valutazioni sulle risorse impiegate e da impiegare
- calcolare il budget relativo ad ogni operazione
- fare valutazioni sugli investimenti possibili
- raggiungere i target intermedi e quindi finali

Il Time Management è in sostanza un'arte: se si sa come realizzare l'opera allora tutto fila liscio (poiché i tempi stabiliti saranno congruenti con la realtà), ma se invece si improvvisano tempistiche allora si complicheranno le cose a chi dovrà effettuare delle operazioni successive e quindi il rischio altissimo di fallimento sarà concreto (fallire vuol dire azzerare il margine o andare sotto!...inteso?!?).

Gestire il tempo vuol dire quindi avere chiaro il quadro della situazione attuale per poter fare previsioni future. Ogni attività (dal laboratorio di falegnameria all'industria di commercio food, dal casinò all'organizzazione internazionale di spostamento medicinali) ha il suo proprio modo di gestire e programmare il tempo. Esistono tanti metodi e strumenti per definire quale operazione/progetto è il più importante e quindi come e dove spostare il baricentro della propria attività per far si che tutto comunque fili liscio (o almeno cercare di ...). 

Per gestire il tempo vengono in aiuto delle tecniche. Secondo il metodo 80-20-rule -meglio conosciuto come "Analisi di Pareto"- l'80% delle attività possono essere completate nel 20% del tempo disponibile. Il tempo restante (quindi l'80% del tempo stimato) sarà impiegato per ultimare il progetto (quindi il 20% del lavoro) [per aiuto, data l'estrema sintesi, ho evidenziato con stesso colore stessi fattori: tempo e lavoro]. Forti delle nostre conoscenze, gestiamo il nostro lavoro restituendolo in forma grafico-schematica.

Stendere un cronoprogramma è quindi fondamentale per la riuscita. Esso può essere più o meno complicato -dipende chiaramente dal tipo di progetto! Ma sicuramente difficile è includere un unico cronoprogramma tutti i progetti che si stanno conducendo. A quale dare la priorità? Anche in questo esistono sistemi che ci aiutano, ma la migliore cosa è sempre e comunque carta e penna prima di "perdere tempo" in superpapiri da plottare.

Una situazione reale evidenzia l'importanza del rispetto delle tempistiche in tutti i loro aspetti. Supponiamo di aver preso un lavoro e quindi di aver stilato un contratto col cliente. Mettiamo che siano stabilite delle tempistiche in funzione delle necessità (le tempistiche saranno voci contrattuali dunque stese in concerto). Ebbene, le tempistiche riguardano scadenze per consegne di tipo:

• strategico-progettuali (ovvero analisi e proposte dei progetti)
• tecnico-progettuali (ovvero modifiche ed integrazioni al progetto scelto e suo sviluppo tecnico)
• tecnico-operative (ovvero la realizzazione fisica di un qualcosa)
• amministrativo-finanziarie (ovvero definizione della fatturazione con un suo calendario)

Una volta definiti tutti questi punti si comincia tutti a remare! Mi soffermo sull'ultimo punto: le scadenze amministrativo-finanziarie. Dato che ogni punto è funzione di lavorazioni, l'aspetto amministrativo-finanziario è particolarmente "sentito" in quanto permette ad un'impresa di poter svolgere il lavoro ed al cliente di poter avere ciò che chiede. Talvolta però capita che le scadenze abbiano dei ritardi: se rientrano in limiti accettabili si può anche chiudere un occhio, ma se cominciano ad avere un peso sulle finanze allora una sola scadenza non rispettata compromette l'intero proseguo del progetto. Quando poi il mancato rispetto delle scadenze va oltre il buon senso raggiungendo l'irrazionalità, un'attività degenera in fallimento. 

Il Time Management male applicato -alle finanze- porta anche a questo!

Chiudo allora con una riflessione che però è una domanda: perché mai il Time Management deve essere per un professionista un must e per un cliente un optional?